Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу «работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Ниже приводятся рекомендации, которые призваны помочь вам следовать этому принципу. Выберите из них те, которые близки вам.
Автор:
Игорь Николаевич Kyзнeцoв, кандидат психологических наук, имидж-консультант, автор учебных программ по деловому общению и корпоративной культуре.
К основным причинам дефицита времени относятся: постоянная спешка; переутомление; нагромождение работы; суетливость; постоянные доработки дома; слабая мотивированность труда и др.
Анализ проблем использования времени, касающегося именно вас, можно провести в следующем порядке:
1. Остановитесь на мгновение — выделите для себя несколько минут свободного времени, чтобы определить те проблемы, которые мешают нормально работать.
2. Зафиксируйте свои проблемы использования времени:
- запишите на бумаге все выявленные проблемы, связанные с использованием времени;
- попытайтесь выявить причины каждой из этих проблем.
3. Расположите проблемы в порядке важности.
4. Наметьте меры для решения этих проблем:
- постарайтесь как можно детальнее разработать меры для совершенствования использования своего рабочего времени;
- не опровергайте сразу ни одной идеи.
5. Составьте план совершенствования использования рабочего времени.
Что такое время?
Попробуйте ответить на следующие вопросы:
- Вам хватает времени?
- Что означает время для вас?
- Как вы обращаетесь со своим временем?
- Сколько времени у вас еще есть?
Ваши размышления о времени наверняка приведут к выводам, близким к следующим.
- Время — самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс.
- Время необратимо.
- Время нельзя накопить.
- Время нельзя передать.
- Время проходит безвозвратно.
- Время — нечто такое же, как и сама жизнь.
Первый шаг, который надо сделать для повышения эффективности использования рабочего времени — это провести инвентаризацию обычных временных затрат.
Анализ использования и потери времени
Чтобы изменить рабочий стиль, необходимо иметь представление о том, на что уходит ваше время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.
Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:
- неизвестно, на что вообще расходуется время;
- неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
- неизвестны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
- неизвестно, какие личности или какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем тратите, вы вскроете действительно важные резервы своего личного рабочего времени.
Выделите два объекта анализа: виды деятельности с учетом их приоритетов и дневные помехи («поглотители» времени). Старайтесь при этом быть честным и самокритичным.
Планирование времени, классификация задач
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. В практике управленческой деятельности считается, что десятиминутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами.
Принципиально важно в данном случае составить план рабочего дня в письменном виде.
При планировании дня учитывайте следующее правило (правило 60:40):
- планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени;
- около 40% рабочего времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Специалисты по управлению открыли такую закономерность: на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Классическая формулировка этого явления принадлежит С. Паркинсону и носит его имя. Итак, закон Паркинсона: объем работы возрастает в той мере в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение.
Пожалуй, одна из основных проблем планирования — группировка, классификация разнообразных задач, проблем и дел, ежедневно встающих перед руководителем. По каким критериям сортировать задачи? Как поступать с той или иной проблемой. Частично ответы на эти вопросы дают описываемые ниже принципы Парето; АБВ-анализ; принцип Эйзенхауэра.
Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время — самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала — за немногие «жизненно важные» проблемы, а уж потом — за многочисленные «второстепенные». Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе.
Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством:
- важнейшие задачи (категории А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел, однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;
- на важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости;
- на менее важные и несущественные задачи — соответственно 65% и 15%.
И из принципа Парето, и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов — важный творческий элемент работы руководителя. Ниже приводятся вопросы, которые могут облегчить выявление задач категории А.
1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
2. Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?
3. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего коллектива, группы и т.д.?
4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее моральное удовлетворение и материальное вознаграждение?
5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый
принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» — «срочность», отнести ее к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение.
Рациональное использование рабочего времени
Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Ниже приводятся рекомендации, которые призваны помочь следовать этому принципу. Выберите из них те, которые близки вам. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль — самый лучший.
1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться специально издаваемым деловым календарем.
2. Точно определите цель. Множество людей попусту тратит время и энергию из-за того, что отчетливо не представляет себе, что собственно они собираются сделать. Не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинки. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами № 2, 3 и т.д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном.
4. Придумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» — продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое — «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором — ставите себя в определенные рамки.
6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.
7. Пользуйтесь записной книжкой, а еще лучше — картотекой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила — записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т.п. Целесообразно размещенные пометки помогут вам помнить даже об относительно мелких делах, о которых обычно легко забывают. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблемы. Если вам надо что-то решить, набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроется разнообразие возможных решений. Выбирайте!
8. Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
9. Избегайте досадных помех.
10. Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.
11. Учитесь читать. Не судите о содержании по отрывку: непонятное в абзаце может быть пояснено двумя строками ниже.
12. Учитесь писать. Четко оговаривайте в письмах существо дела, обстоятельства, желаемые решения. Если хотите, чтобы письмо прочитали, напишите на одной странице.
13. Избегайте шаблонов. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности А-Б-В-Г, попробуйте порядок А-В-Б-Г. Возможно, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Не следует ли поинтересоваться, какими способами другие экономят время?
14. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше рабочее время.
15. Установите часы приема. Хорошим руководителем часто считается тот, к кому подчиненные идут советоваться в любое время и по любому вопросу. «Политика открытых дверей» отучает подчиненных от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
16. Информируйте сотрудников и посетителей о ваших занятиях и занятости. Добейтесь, чтобы вас не отвлекали, когда известно, что вы заняты.
17. Разработайте единый регламент времени для вас и ваших подчиненных, согласуйте его с регламентацией времени у ваших начальников. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить каждому руководителю до 1,5 часов в течение рабочего дня.
18. Закрытые двери — менее эффективное средство от помех, чем секретарь, дежурный или простой указатель занятости перед этими дверьми.
19. Ведите картотеку или дневник, если нельзя вести записи на отдельных листках. Руководителю приходится часто давать справки, готовить ответы, выступления и доклады по самым различным вопросам. Заведите и постоянно пополняйте картотеку: различные сведения, выписки, данные; собственные заметки, записанные в карточки, сгруппированные по разделам, помогут вам за 10—15 минут подготовить справку или выступление по любому вопросу.
20. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Так же систематически просматривайте настоящие советы, дополняйте их и оценивайте полученные результаты.
21. Предусмотрите единую систему отметок в календаре, известную вашим подчиненным.
22. Не злоупотребляйте телефонными разговорами. Ничто не может соперничать с телефоном в экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о встрече. Но бойтесь искушения просто поболтать по телефону — ведите разговор на деловом уровне.
23. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если не будете отвлекаться по мелочам. Надо всегда иметь под рукой все необходимое, что наиболее часто используется при работе, — будь то приборы, инструменты или канцелярские принадлежности, справочные книги и т.д.
24. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т.д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.
25. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.
26. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньшее время, чем на последовательное.
27. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.
28. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Задавайте себе при этом четыре контрольных вопроса:
- Что я делаю из того, что вообще не должен делать?
- Что я не делаю из того, что должен делать?
- Что я делаю не так, из-за чего возникает дополнительная работа у подчиненных?
- Что я делаю из того, что другие могут сделать более квалифицировано?
29. Иногда считают, что курение стимулирует мышление и ускоряет решение задач. Медицина этого не подтверждает. Курение предотвращает засыпание в ночное время, но приводит к бесцельному расходу времени, снижая умственную работоспособность и ухудшая здоровье. Не курите в рабочей комнате, даже если это ваш кабинет.
30. Содержание в порядке полученных документов, наличие под руками всего необходимого для работы — тоже резервы экономии времени.
31. При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение 2—3 часов в день. Переключайте в это время телефон на секретаря.
32. Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного времени обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.
33. Систематически занимайтесь физкультурой сами и поощряйте к этому подчиненных. Выкроив для этого 30—40 минут утром, вы обеспечите себе экономию времени днем за счет более высокой умственной работоспособности.
Выполнение данных правил позволяет всесторонне подумать о расходовании своего служебного времени. Без его рационального использования невозможно избавиться от текучки и от часто сопровождающей ее суматохи.
