Как построить рабочую фазу и решить проблемы в команде: конкретные примеры

Как найти, собрать и взвесить идеи, понять и проанализировать проблемы, разработать решения и продумать их реализацию, точно определить задачу, найти и сформулировать цели или сформулировать критические замечания? Предлагаемые примеры задач наглядно показывают, как с помощью контрольных вопросов можно создать рабочую фазу. Составление рабочей фазы зависит от системы контрольных вопросов, которые шаг за шагом приведут вашу команду к намеченным результатам.

Автор: доктор Андреас Эдмюллер (Andreas Edmuller), доктор наук, приват-доцент, преподаватель Мюнхенского университета. Материал публикуется в адаптированном переводе с немецкого.

 

У команды наблюдаются постоянные проблемы с планированием и развитием проектов: сроки нарушаются, частные результаты не сходятся, клиенты часто сердятся из-за того, что разработанный программный продукт вопреки их ожиданиям оказался не столь совершенным, и т.д.

Они пригласили консультанта для поддержки команды, чтобы выявить слабые места и причины сбоев, так как в команде не было единого мнения о происхождении трудностей. Одни полагали, что проблемы связаны с неправильной методикой планирования. Другие были убеждены, что сложности состоят в том, что клиенты сами не знают, чего хотят. Третьи склонялись к тому, что в команде слишком мало участников.

На этапе подготовки консультант провел анализ участников и разъяснил задачу. В качестве следующего шага надо продумать структуру рабочей фазы. Начать следует с контрольного списка с нижеприведенными вопросами:

  1. Как сформулировано задание, т.е. задача рабочей фазы? У команды проблемы с планированием и развитием проектов. Задача состоит в том, чтобы проанализировать все проблемы, распознать наиболее серьезные и вскрыть их причины.
  2. Каких результатов нужно достигнуть в конце рабочей фазы? Необходимо составить список важнейших проблем команды. Для каждой проблемы нужно найти ясную формулировку причины. Должны быть акцентированы три важнейшие проблемы.
  3. В чем заключается исходная база для рабочей фазы? Члены команды знают свои повседневные проблемы. Однако они объясняют их различными причинами и принимают различные мелкие неприятности за необычайно важные. В команде нет никаких личных конфликтов. Все обсуждения проходят в чисто деловой атмосфере. Участники команды все хорошо мотивированы и уверенно справляются с проблемами.
  4. Какие вопросы необходимо поставить? Для достижения цели команда должна ответить на вопросы как можно более полно. Следующим шагом вопросы должны быть приведены в соответствующий порядок.
  5. В какой последовательности следует задавать вопросы?

 

Вопросы должны быть сформулированы таким образом, чтобы с ответами на них можно было работать дальше. Эти главные вопросы образуют структуру рабочей фазы:

  • Какие существуют проблемы в области планирования и реализации проекта?
  • Какие есть конкретные примеры, иллюстрирующие каждую проблему?
  • Как это сказывается на ежедневной работе?
  • Как долго существуют эти проблемы в команде?
  • Какая из проблем раздражает клиентов больше всего?
  • Какая из проблем самая значительная?
  • Кого еще касается каждая проблема?
  • Какая из проблем является наиболее сложной?
  • Каковы причины возникновения данной проблемы?
  • Какие три проблемы наиболее важны и почему?
ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Стили руководства и схемы действий руководителя

 

Типичные рабочие фазы

Контрольные вопросы должны заставить вас задуматься о том, как лучше организовать рабочую фазу. Мы представим типичные или знакомые вам примеры задач, чтобы наглядно показать, как с помощью контрольных вопросов можно создать рабочую фазу. Следующие типы задач покажут это точнее:

  1. Найти, собрать и взвесить идеи.
  2. Понять и проанализировать проблемы.
  3. Разработать решения и продумать их реализацию.
  4. Точно определить задачу.
  5. Найти и сформулировать цели.
  6. Продумать обратную связь и сформулировать критические замечания.

 

1. Найти, собрать и взвесить идеи

Типичная исходная ситуация. На рабочем заседании должен быть продуман важный вопрос. Надо найти, структурировать, взвесить возможные решения и альтернативы.

Пример. Предприятие решило ввести единый проектный менеджмент, основанный на электронной обработке данных. Господин Мюллер получил задание создать проектную группу и до конца года представить проектный план совету директоров. Мюллер хотел на первом же заседании со своей группой выяснить, о чем конкретно идет речь, и получить черновой набросок «картины проблемы».

Возможное построение рабочей фазы:

  • Как звучит первоначальный вопрос? В нашем примере вопрос будет звучать так: что надо сделать, чтобы к концу года представить хороший проектный план?
  • Какие есть идеи на этот счет?
  • Как можно их распланировать и обобщить?
  • Какие из них являются для нас самыми важными и почему? Этот шаг обрисует сложные темы, которые будут отражены в проектном плане. Вопрос важен, так как все участники заседания должны понимать и принимать во внимание все основания для оценки данных.
  • План действий: кто, что, вместе с кем и в какие сроки должен сделать?

 

2. Понять и проанализировать проблемы

Типичная исходная ситуация. Появилась проблема. Она должна быть проанализирована на рабочем заседании. В конце заседания причины проблемы и возможные последствия должны быть поняты и четко изложены.

Возможное построение рабочей фазы:

  • Какие типичные случаи/примеры наглядно поясняют проблему?
  • Каковы временные параметры проблемы? С какого времени, как часто и как долго?
  • Как мы можем уточнить проблему? Как коротко, ясно и наглядно объяснить проблему?
  • Кто понесет убытки?
  • Кому проблема не помешает и кто на ней наживается?
  • Отчего возникла данная проблема, в чем причина?
  • Почему возникли эти причины? Часто имеет смысл поставить вопрос относительно предпосылок возникновения самих причин. В этом случае гарантируется «достаточная глубина погружения». Так, например, причиной «первого уровня» частого выхода из строя некоего механизма может быть определенная деталь, которая часто и легко ломается. В свою очередь причиной этого, т.е. предпосылкой возникновения причины, может быть недоброкачественное сырье, производственный брак или неправильное хранение.
  • План действий: собрать информацию, оказать содействие, принять необходимое решение, ликвидировать причины.
ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Теория и практика управления в СССР

 

3. Разработать решения и продумать их реализацию

Типичная исходная ситуация. Сначала требуется описать и распознать, а главное — понять проблему. После этого в рамках рабочего заседания следует разработать решения. Одно из них должно быть выбрано и реализовано.

Возможное построение рабочей фазы:

  • Как ясно, коротко и наглядно объяснить проблему?
  • Какие решения уже были использованы? Каковы были результаты?
  • Как такие проблемы решаются в других местах?
  • Чего конкретно необходимо достичь путем реализации этого решения (критерий успеха)?
  • Каким требованиям должно удовлетворять решение и какие из этих требований самые важные?

 

Важно ответить на эти и предыдущие вопросы и точно установить критерии решения. Иначе могут возникнуть различные недопонимания. Может случиться, что часть группы будет искать совершенное решение проблемы в производственном процессе, который уже десять лет стабилен. Другая ее часть будет исходить из предположения, что проблема должна быть решена в рамках следующей реорганизации производственного процесса и поэтому требуется только краткосрочное решение. Здесь недопонимание запрограммировано заранее.

  • Какие общие условия (время, деньги, персонал) следует принять во внимание?
  • Какие еще существуют варианты решений?
  • Какое решение больше всего подходит к нашим критериям успеха?
  • План действий: кто, что, вместе с кем и в какие сроки должен сделать.

 

4. Точно определить задачу

Типичная исходная ситуация. Частью проекта X является задача, в формулировке которой есть некоторые пробелы: установленные сроки, величина доступного бюджета. Также в формулировке задачи есть некоторые непонятные места. Так, например, фигурирует фраза «сделать быстро и просто, как только это возможно».

Команда должна сначала уточнить задачу, точно и понятно сформулировать ее и согласовать с заказчиком. Иначе могут легко возникнуть недопонимания. Например, команда может разработать проект, бюджет которого сильно превышает первоначальный.

Пример. Последние опросы клиентов показывают ясно и четко: процедура рассмотрения жалоб воспринимается почти всеми клиентами как занимающая слишком много времени, пространная, неудобная и бюрократическая. Поэтому необходимо решительно упростить механизм рассмотрения жалоб.

Конкретно: составление жалоб и их рассмотрение должны проходить для клиентов максимально оперативно и просто. Систематическое рассмотрение следующих главных вопросов приведет команду шаг за шагом к желаемому уточнению задачи.

Возможное построение рабочей фазы:

  • Как звучит точная формулировка задачи?
  • Что является предпосылкой/основанием данной задачи?
  • Кто поставил задачу?
  • Какие моменты оговариваются заказчиком перед выполнением заказа?
  • Какие общие условия (время, деньги, персонал) следует принять во внимание?
  • Как обоснована эта задача?
  • Какая выгода ожидается от выполнения заказа?
  • Кто и как заинтересован в заказе?
  • Какую цель мы хотим достигнуть?
  • Что не должно восприниматься как успех?
  • Какие сведения и параметры служат доказательством достижения цели?
  • Как мы получим эти сведения и определим эти параметры?
  • План действий: кто, что, вместе с кем и в какие сроки должен сделать (сбор недостающей информации, согласование уточнений с заказчиком).
ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Ближний круг: как подобрать особый персонал

 

5. Найти и сформулировать цель

При всех видах совместной работы должен быть достигнут результат и всегда важно точно сформулировать цель. Цель — это очень конкретное и детальное описание того, что нужно получить. Должны быть указаны как результат в целом, так и его составляющие. Цель должна быть измеримой, конкретной, детально описанной, с точно установленным сроком, наглядной, осмысленной, реальной и стимулирующей.

Типичная исходная ситуация. На базе четкого проектного задания должен быть создан целевой каталог, в который входят сама цель и подцели.

Возможное построение рабочей фазы:

  • Как сформулирована цель задания?
  • Наглядность цели: что должно быть достигнуто? Этот шаг поможет понять цель.
  • Что к цели не относится? Где проходят границы цели? Чтобы избежать недопонимания, целесообразно разъяснить, чего данная цель не требует.
  • Кому какую пользу принесет проект?
  • Что произойдет, если цель не будет достигнута?
  • Когда ожидается достижение цели?
  • Посредством каких показателей мы сможем без сомнения констатировать достижение цели?
  • Какие меры стоит принять для достижения цели?
  • Каковы важнейшие частные и промежуточные цели?
  • Посредством каких показателей мы сможем без сомнения констатировать достижение каждой подцели?
  • В какие временные рамки нужно уложиться? До какого времени мы должны достигнуть каждой частной цели?
  • Кто ответственен за каждую частную цель?

 

Практические навыки управления проектами вы можете изучить в курсах «Управление проектами» и «Стратегический менеджмент».

Также смотрите

2019 © НП ЦДО «Элитариум»
Копирование материалов запрещено.

Выберите курсы или программы