Результативные совещания


Людям необходимо встречаться, чтобы обмениваться знаниями и опытом, а также обсуждать текущее положение дел. Вам не нужно изобретать собственный подход к проведению совещаний. Все необходимые инструменты и приемы уже найдены и доказали свою эффективность. Результативное совещание предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников: ведь они собираются вместе для получения определенного результата. Существуют три ключевых условия, без которых совещание не может быть результативным.


Автор:
Дон Tэппинг
(Don Tapping), руководитель консультационной компании MCS Inc. Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского.

Вам не нужно изобретать собственный подход к проведению совещаний. Все необходимые инструменты и приемы уже найдены и доказали свою эффективность. Они опробованы многими успешными компаниями по всему миру. Далее мы рассмотрим все основные этапы и приведем все необходимые рекомендации для их успешной реализации.


Что такое результативное совещание.
Людям необходимо встречаться, чтобы обмениваться знаниями и опытом. Несмотря на то что многие решения можно принимать по телефону, посредством электронной почты или в коридоре, если руководство компании хочет в полной мере задействовать способности своих сотрудников, им необходимо встречаться и обсуждать текущее положение дел.

Результативное совещание предполагает рациональное использование рабочего времени сотрудников: ведь они собираются вместе для получения определенного результата. Существуют
три ключевых условия, без которых совещание не может быть результативным:

  1. Необходимо четко определить цель совещания, так же как перед реализацией любой инициативы по совершенствованию бизнес-процессов необходимо определить ее цели.
  2. При проведении совещания необходимо следовать определенным правилам и рекомендациям (т.е. стандартам).
  3. Чтобы совещание было результативным, каждый присутствующий должен активно в нем участвовать.

Чтобы сделать совещания в своей организации результативными, отнеситесь к ним как к бизнес-процессам: разработайте правила их проведения и следуйте этим правилам.

Основные правила проведения совещаний:

  • определите цель и повестку дня;
  • определите участников совещания и сообщите каждому о нем заранее;
  • распределите роли и обязанности;
  • на совещании придерживайтесь правил хорошего тона;
  • ведите протокол и по завершении совещания составьте план дальнейших действий;
  • составьте повестку дня для следующего совещания;
  • оцените совещание;
  • раздайте протокол совещания его участникам.

У каждого совещания должны быть четкие цели и повестка дня.
Цель — это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания.
Повестка дня — это то, как вы будете этого добиваться.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Практические методы научения поведению

Таблица 1.

Тип цели Пример
Информирование Обсудить виды потерь и привести примеры потерь каждого вида при обработке заказов на покупку
Развитие навыков Научиться вносить изменения в схему процесса по мере его совершенствования
Внедрение процесса Разработать новую форму заказа на покупку для новых клиентов
Распределение обязанностей Просмотреть показатели лояльности покупателей и обсудить план действий, принятый по итогам совещания на прошлой неделе
Решение проблем Найти причину, по которой 4 клиента остались недовольны сроком выполнения заказа

Цели совещания определяют его тип. Все цели можно разбить на несколько типов в зависимости от того, на что они направлены:

  • информирование сотрудников;
  • развитие навыков;
  • внедрение какого-либо процесса или процедуры;
  • распределение обязанностей или заданий;
  • решение проблем.

Цели совещания должны быть краткими и понятными. В конце совещания участникам должно быть легко определить, достигли они поставленных целей или нет.

В повестку дня следует включить следующую информацию:

  • рассматриваемые темы (в том числе краткое описание каждого пункта);
  • докладчика по каждой теме;
  • время, отведенное на каждую тему / для каждого докладчика.

Повестка дня обычно состоит из следующих пунктов:

  • вводной части (короткой части, призванной сфокусировать внимание присутствующих на совещании);
  • краткого обзора целей совещания и повестки дня (впишите или вычеркните несколько пунктов, чтобы вовлечь присутствующих в обсуждение);
  • перерывов, если совещание длится более 90 минут;
  • обсуждения плана действий;
  • оценки совещания.


Заранее всех проинформируйте
. Каждый участник совещания должен знать, что ему ожидать на совещании. Расскажите всем, как будет проходить совещание, кому будет отведена какая роль и сколько все будет длиться.

Выберите участников. Сколько совещаний в вашей организации прошло в отсутствии человека, который мог бы принять нужное решение, или без людей, которые располагали бы важными фактами? Из-за этого слишком часто во время совещания:

  • участники ждут, пока кто-то из сотрудников найдет и приведет на совещание нужного человека (если его вообще можно найти).
  • принимается ошибочное решение, которое затем отменяют.
  • на совещании не принимается никаких решений, поскольку на нем не было нужных людей.
ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Аксиомы человеческих взаимоотношений

Чтобы совещания проходили продуктивно, на них должны присутствовать нужные люди. Для этого необходимо
четко сформулировать его цели. Следует пригласить менеджеров, имеющих право принимать решения и богатый опыт. Также важно, чтобы на совещании присутствовали сотрудники, которые располагают достоверными фактами о рассматриваемых процессах.


Распределите роли и обязанности
. На каждом совещании должны присутствовать по крайней мере четыре человека: руководитель проекта, лидер команды / координатор, хронометрист и секретарь.

Секретарь:

  • записывает основные моменты совещания. Эти обязанности не следует возлагать на координатора.

Руководитель проекта:

  • постоянно задействован в проекте и регулярно общается с членами команды;
  • принимает решения по выделению команде требуемых ресурсов;
  • контролирует, чтобы работа команды соответствовала стратегическим целям организации;
  • назначает лидера команды;
  • решает вопросы, которые не может решить лидер;
  • оказывает поддержку, когда команда испытывает трудности.

Лидер команды:

  • способен воплотить требуемые перемены в жизнь;
  • наделен полномочиями руководителя или старшего сотрудника;
  • полностью заинтересован и активно участвует в проекте;
  • готовит повестку дня совещания;
  • выбирает новых членов команды;
  • хорошо понимает этапы развития команды.

Координатор команды:

  • следит за тем. чтобы обсуждение не уходило в сторону от основной темы;
  • вмешивается в ход совещания,когда говорить начинают сразу несколько человек;
  • следит за тем, чтобы ни один участник не доминировал над остальными;
  • способствует взаимодействию присутствующих друг с другом и их активному участию в совещании;
  • подводит обсуждение к логичному завершению.

Хронометрист:

  • следит за соблюдением регламента в соответствии с повесткой дня;
  • сообщает членам команды,когда они выбиваются из графика;
  • сообщает об оставшемся времени,отведенном на совещание;
  • помогает определить время, необходимое для следующего совещания.


Придерживайтесь правил проведения совещаний
. В каждой компании своя культура. Поэтому правила хорошего тона, принятые в отношении совещаний, могут сильно отличаться в разных организациях. Ниже перечислены несколько наиболее важных правил, которые вам следует установить:

  • Посещаемость. Следует четко сформулировать причины, по которым сотрудникам разрешается отсутствовать, и разработать порядок информирования лидера команды, если кто-то не может прийти. Лучший способ обеспечить высокую посещаемость — проводить совещания правильно.
  • Продолжительность. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет избежать пустой траты времени и помогает каждому сотруднику вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.
  • Участие. Каждый участник способен внести в обсуждение ценный вклад. Подчеркните, насколько для вас важно, чтобы все присутствующие свободно выражали свое мнение и внимательно слушали других. Если члены команды принимают в совещаниях неодинаковое участие, координатор должен структурировать обсуждение так, чтобы в нем были задействованы все.
  • Элементарные правила вежливости. Каждый участник, независимо от занимаемой должности, должен соблюдать элементарные правила вежливости при общении. Внимательно слушайте остальных, не перебивайте, не говорите одновременно с другими, проявляйте уважение к коллегам.
  • Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы, выходить курить, звонить по телефону и т.п.
  • Другие правила. Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний.
ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Финансовый анализ в работе бухгалтера, менеджера и аудитора

Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме.


Составьте план действий
. Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения.


Составьте повестку дня для следующего совещания
. В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания.


Оцените прошедшее совещание
. По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи (и что способствовало или мешало этому), и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно.

Также смотрите

2020 © НП ЦДО «Элитариум»
Копирование материалов запрещено.

Выберите курсы или программы