В защиту бюрократии и о пользе бумажной волокиты

Система без бюрократии не позволяет добиться эффективной работы и построить долгосрочный бизнес. Возможности собрать необходимую и достоверную информацию в стохастической системе не будет никогда: каждый дает лишь то, что может и хочет дать. Бюрократическая система имеет множество недостатков, но это лучшее, что на сегодняшний день выработало человечество в сфере управления большой системой: государством, армией, коммерческой структурой. Для того чтобы построить действительно долгосрочный, крупный бизнес, его нужно бюрократизировать.

Автор:

Дмитpий Влaдимиpoвич Cтeпaнoв, кандидат экономических наук, президент холдинга «Пpoдовольственная биpжа» (сеть универсамов «Пoлyшкa»).

Еще с советских времен термины «бюрократия», «бумажная волокита» приобрели негативный оттенок. Разумеется, всякая вещь, «доведенная до своего логического абсурда», может показаться уродливой. Однако всегда стоит разобраться, откуда что возникло и так ли уж необоснованно оно было вначале.

К сожалению, за последние годы рыночных реформ многочисленные попытки некоторых руководителей «избежать бюрократизации» и «не впадать в бумажную волокиту» дали такой обширный материал для анализа, что даже не приходится особенно фантазировать на тему «что будет, если отказаться от бюрократии».

Существует

центрическая система, где отсутствует бюрократический принцип разделения полномочий. Она позволяет работать на определенных участках и решать локальные, ограниченные во времени задачи. Сейчас такую систему принято называть «

командой». Сама по себе она действительно не требует такой жесткой фиксации и формализации всех правил и процессов, как бюрократическая система. Это компенсация за те ограниченные возможности, которыми обладают центрическая система и командный стиль работы. Однако и здесь, хотя бы на уровне неформальных взаимоотношений, присутствуют определенная фиксация и распределение функций. Полное же отсутствие такого закрепления рождает систему

стохастическую (от греч.

stochastikos; вероятностно-статистическую в средствах выражения, нежесткую в характере следования закону или тенденции, нечеткую, расплывчатую в траектории или диаграмме), в которой распределение обязанностей и иерархия отсутствуют напрочь.

Не надо думать, что такое невозможно в принципе. К сожалению, печальные примеры подобной организации дел существуют. Да, конечно, какие-то названия должностей и какое-то формальное распределение обязанностей будут иметь место, однако никакого значения им придаваться не будет. Как и везде, минусов без плюсов не бывает. Стохастическая система позволяет широко пользоваться возможностями по укрытию информации от части участников системы, избегать ответственности за неверные управленческие решения и перекладывать ее на людей, никакого отношения к ним не имеющих. Ведь ничего не зафиксировано, ничто не определено. И на фразу: «Я не был в курсе» всегда можно найти ответ: «В твоей должности ты обязан был быть в курсе и предотвратить, предпринять, проинформировать». И крыть нечем — не то, что ни одной должностной инструкции нет, нет даже приказа, распоряжения, определяющего порядок работ и обмена информацией; даже элементарные служебные записки стохастическая система отвергает как явление. Следовательно, о том, кто кому чего был должен предоставить и кто что должен был сделать, всегда можно «вспомнить» задним числом, когда наступил определенный провал. Впрочем, столь же велики возможности для самооправдания нижестоящих сотрудников.

Приходится признать, что при всех своих неоспоримых преимуществах (и главное из них — отсутствие бюрократизации)

стохастическая система не позволяет одного: добиться эффективной работы и построить долгосрочный бизнес. Ведь для того чтобы добиться эффективности, эту эффективность надо сначала проанализировать. А возможности собрать необходимую и достоверную информацию в стохастической системе не будет никогда. Каждый дает то, что может и хочет дать. При обнаружении несоответствий всегда можно сослаться на то, что тебя неправильно поняли, или ты неправильно понял, или, на худой конец, тебе дали не ту информацию.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Четыре шага к убеждению

Стохастическая система склонна к резким поворотам и сменам курса. Нам никогда не удастся оценить такого рода систему в целом. Долгосрочные задачи, которые не были бы пустыми лозунгами, тоже отсутствуют. Поэтому руководители в стохастической системе обычно решают

ближайшие задачи, причем самыми очевидными и простыми способами. Поскольку долгосрочные последствия не учитываются (да просто и не могут быть учтены), то сократить целое управление, для того чтобы через месяц набрать его вновь и еще два месяца восстанавливать нарушенную работу, для стохастической системы — абсолютно нормальное явление. Столь же нормально для нее и ситуация, когда одна группа в системе рассматривает возможность и изучает перспективы некого мероприятия, давно уже осуществляемого другой группой, абсолютно не проинформированной о деятельности первой.

Как ни странно, стохастическая система часто рождается из заорганизованной бюрократической. Это происходит, когда процесс бюрократизации и формализации доходит до такой степени, что информация все равно вовремя не предоставляется, любое необходимое решение не принимается из-за чрезвычайно сложной процедуры согласований и виз, которые все равно не получить, потому что участники системы преследуют в своей деятельности любые цели, кроме тех, ради которых, собственно, и создавалась система. Тогда для того чтобы хоть как-то выполнить свои должностные обязанности, сотрудники начинают создавать между собой

неформальные связи. Когда клубок этих «неформальных» связей опутывает всю фирму, она становится стохастической.

Другой способ создания стохастической системы заключается в том, что

малая группа разрастается до большого предприятия, так и не отстроив иерархической системы, не распределив и не зафиксировав обязанности и полномочия. Часто это происходит из-за «нежелания бюрократизироваться», а вернее, из-за недопонимания значения бюрократии. Но бывает, что это связано либо с опасением руководителя делегировать подчиненным свои полномочия, либо с желанием менеджеров «половить рыбку» в мутной воде всеобщей неразберихи, а проще говоря, разворовать предприятие. Так или иначе, последствия установления стохастической системы для предприятия всегда отрицательные.

Как ясно из написанного выше, эта система может позволить решить некоторые текущие проблемы застопорившейся бюрократической системы. Но она не решает главного, стратегического вопроса.

Она не позволяет системе расти и развиваться, а следовательно, не может существовать долго. Ее надо менять — в противном случае она уничтожит сама себя.

Ни в коей мере не хочу сказать, что бюрократическая система не имеет недостатков, но это лучшее, что к данному моменту смогло выработать человечество в сфере управления большой системой: государством, армией, коммерческой структурой.

Перейти к бюрократической системе от стохастической очень сложно. Во-первых, очень часто в «подложке» стохастической системы существует формальная бюрократическая система. Попытка вернуться к ней смерти подобна, поскольку эта «фиговая» бюрократия для реальной жизни все равно не приспособлена и будет давать сбоев еще больше, чем действующая стохастическая система. Для того чтобы создать новую бюрократическую систему, нужно сначала

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Психотехника изучения партнера по общению

расчистить для нее место. Даже если стохастическая система существует в своем «чистом» виде, при зачаточных и непрорисованных признаках бюрократии, реформировать ее будет непросто. Как говорится, в мутной водичке хорошо рыбка ловится. В стохастической системе морально нечистоплотным сотрудникам очень удобно решать свои личные проблемы за счет предприятия, поскольку возможности по прикрытию воровства и использования служебного положения в личных целях поистине безграничны. Разумеется, те, кто ведет себя таким образом, так просто своих кормушек не отдадут. Систему придется ломать. И поможет в этом центрическая система или команда.

Независимо от того, хороша или плоха система, она всегда состоит из людей и она не может быть лучше, чем люди, ее составляющие. Для того чтобы менять систему, нужна

волевая личность; эта личность должна занимать руководящий пост, в противном случае у нее не будет достаточно полномочий для задуманных реформ. Классический пример такого реформатора в российской истории — Петр Первый. Но даже столь волевая личность не сможет сделать ничего в одиночку. Ему

нужна команда, и что важно, состоящая из преданных лично ему людей. А это уже классическая центрическая система.

Заняв ключевые позиции в руководстве предприятия, члены этой команды могут

переключить на себя все информационные потоки и полномочия по принятию решений и таким образом сломать стохастическую систему (между прочим, не только стохастическую, но и бюрократическую). Недаром на предприятиях, где меняется собственник, очень часто вначале приходят именно те руководители, которые действуют по центрическому принципу. Это нужно, чтобы сломать старую систему. А дальше?

Центрическая система скрывает в себе ряд недостатков, в частности, все то же отсутствие формальной фиксации прав и обязанностей. В ней всегда присутствует соблазн чуть-чуть «подвинуть» соседа, встать немного поближе к трону. Возникнет жесткая внутренняя борьба. А особенностью центрической системы является то, что в ней

любой служебный конфликт мгновенно перерастает в личностный, и наоборот. Потребность работать в условиях высоких нагрузок или противоборствовать некоему сильному врагу несколько «сглаживает» эти проблемы. Но как только наступает мир и покой, начинается жесточайшая внутренняя борьба. Нормальный же бизнес предполагает как периоды наибольших напряжений, так и времена расслабления и стабилизации. Последние необходимы для накопления сил, залечивания ран и «переваривания» добычи. Однако и в эти периоды участники команды хотят развиваться, усиливать свои позиции, увеличивать доходы. При отсутствии возможности проявить себя «во внешнем конфликте» их энергия выплескивается в конфликтах внутри команды. Если же амбиции наиболее активных участников системы не будут ограничены хоть каким-нибудь регламентом, период стабильности мгновенно перерастет в гражданскую войну, которая может погубить все дело. А регламент, это, как ни крути, бюрократия.

Кроме того,

центрическая система не предполагает обмена информацией между ее ветками. Это «солнышко», где все потоки информации и решений идут строго по «лучикам» от центра и наоборот. Представьте себе, что будет на крупном промышленном предприятии, если обмен информацией между производственными цехами и бухгалтерией будет производиться только через приемную генерального директора?

Нужен регламент взаимодействия, а это опять бюрократия.

Итак,

для того чтобы построить действительно долгосрочный, крупный бизнес, нужно его бюрократизировать. То есть установить регламент, четко определить служебные полномочия и ответственность, зафиксировать иерархию. Притом, прошу обратить внимание, сделать это все надо

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Анатомия российского менеджера

письменно, максимально четко и ясно. Внутреннюю борьбу никто не отменял. Люди склонны «забывать» невыгодные им правила игры. А вот четко прописанный регламент и должностную инструкцию «забыть» сложно, потому что оппонент всегда может напомнить. Когда это делается со слов, кем-то когда-то сказанных, спорить можно до бесконечности. А вот когда на свет выставляется бумага с конкретной датой и печатью, впасть в «склероз» сложно.

Не надо думать, что для подчиненных это несет одни проблемы в виде жесткого контроля над ними со стороны руководства. В стохастических и центрических системах руководство тоже склонно «забывать» об обещаниях бонусов и премий по мере приближения окончания проекта. Утвержденное же положение о премировании, распоряжение о распределении… и так далее вселит определенную уверенность в завтрашнем дне.

Для того чтобы быть эффективной, бюрократизация должна быть разумной. Разумеется, испортить можно любое дело, и элементарную логику и рассудочность никто не отменял. Но все-таки история еще не знает примеров того, как крупная система вырастала без бюрократизации.

Лучше всего, если создаваемая фирма сразу начнет строиться на принципах разумной бюрократии. Ломка системы — дело болезненное. Иногда, когда процессы вживания в определенную систему зашли очень далеко, она может быть изменена только с заменой людей. Так, некоторые достаточно опытные руководители, не сумевшие вовремя отказаться от центрической, командной модели руководства, были вынуждены оставить свои посты и уйти, уступив место «бюрократам» и «аппаратчикам». Жизнь есть жизнь, и система, выбравшая неоптимальную форму существования, погибает.

Бизнес может быть организован как стохастическая, центрическая и бюрократическая система. Стохастическая система является формой спасения системы от излишней бюрократизации, но не позволяет развиваться и представляет собой, по сути, систему пролонгации гибели. Центрическая система обладает определенными возможностями развития. Главное ее достоинство — это умение сломать любую другую систему. Но она не в состоянии пережить полный цикл напряжений и расслаблений. Кроме того, начиная с определенных размеров системы, ее строительство на центрических принципах уже невозможно. Развитие и рост большой системы в достаточной степени возможен только на принципах разумной бюрократии.

Наглядный пошаговый метод создания практически любой организации или группы организаций изучается в спецкурсе «Разработка организационной структуры». Наш каталог учебных программ содержит десятки практических курсов по менеджменту и управлению для повышения квалификации с любого начального уровня. При обучении по индивидуальной программе вы можете составить свой учебный план из любых управленческих дисциплин, исходя из ваших интересов, целей, желаний и потребностей.

Также смотрите

2019 © НП ЦДО «Элитариум»
Копирование материалов запрещено.

Выберите курсы или программы